Catégories
Non classé

Comment ranger son bureau

Comment organiser son espace de travail ? Que faut-il avoir sur son bureau pour être efficace ?

Le 21 mars, c’est la journée mondiale du rangement de bureau. Et depuis un an, vous travaillez depuis chez vous, donc vous avez un vrai bureau à domicile, maintenant (après la table de la cuisine les premières semaines, puis le canapé, vous avez fini par investir dans un vrai espace de travail…). C’est donc le moment idéal pour ranger un peu ! Si vous n’avez pas le temps aujourd’hui, bloquez un créneau de 30 minutes demain, par exemple en début d’après-midi, quand on est un peu moins productif sur le plan intellectuel. Mettez une musique sympa en arrière-plan, et c’est parti !

bureau vu du dessus
un bureau bien rangé

Première étape: tout vider

La première chose à faire, c’est de débarrasser l’espace de travail. Pour la préparation : prenez deux poubelles (une normale et une pour le recyclage – un carton peut suffire pour cette deuxième catégorie, vous jetterez tout d’un coup dans la poubelle jaune). Prévoyez également un ou deux cartons vides. L’idéal, ce sont les cartons des ramettes de papier, si vous en avez. Sinon, avec tout ce qu’on commande en ligne en ce moment, je suis sûre que vous trouverez un carton vide chez vous.

Puis transposez tout ce qui est sur le bureau à côté : sur une table, le lit, voire au sol – on fera le tri après. Vous mettez les petites choses dans un carton (stylos, post-its, …) et les papiers directement en piles. Bien sûr, si dès cette étape, vous tombez sur des enveloppes vides, une bouteille d’eau qui date, une vieille gomme, des paquets de gâteaux vides … c’est le moment de les jeter ! Les tasses de café vides doivent être ramenées à la cuisine, vous les nettoierez plus tard. Les paquets de gâteaux pleins aussi 🙂

Enfin, si vous avez des étagères ou des tiroirs, il faut les vider aussi ! Pour le contenu des tiroirs, une méthode simple consiste à tout balancer dans un carton (si vous pouvez sortir le tiroir, c’est encore plus radical). Pour les étagères, là aussi, faites des piles – ça commence à être encombré, pensez bien à garder un espace de circulation autour du bureau !

Lorsque vous arrivez aux stylos, feutres, surligneurs, profitez-en pour les essayer tous : il suffit d’une feuille de brouillon, et de passer un coup dessus. Si c’est mort, direction la poubelle ! Je suis toujours épatée de voir chez certains clients des stylos qui ne fonctionnent pas dans le pot à crayons…

Finissez par l’ordinateur : si c’est un portable, débranchez-le et posez-là à côté du bureau. Si c’est un fixe, vous pousserez le clavier et l’écran quand vous nettoierez (je sais que certains paniquent quand il s’agir de débrancher un ordi, donc n’y touchez pas).

Deuxième étape: nettoyer

Maintenant que l’espace est dégagé, prenez une éponge mouillée à l’eau (mais essorée, pas dégoulinante) et un chiffon, et nettoyez le plan de travail. Les taches vraiment profondes (par ex. un coup de marqueur, un reste de colle) s’enlèvent avec de l’alcool à brûler sur un chiffon – et un peu d’huile de coude 🙂

Pensez bien à essuyer au fur et à mesure pour que le bois ne s’imprègne pas d’eau. L’endroit où vous posez la souris peut être un peu gras, passez un peu d’alcool. N’oubliez pas non plus de passer un coup de chiffon sur la souris et le clavier (voire de l’alcool si c’est vraiment gras) et le produit spécial pour l’écran.

Si vous avez des étagères ou des tiroirs, nettoyez-les aussi bien sûr ! Dans les tiroirs, un coup d’aspirateur peut valoir la peine, avant le coup d’éponge puis l’essuyage.

Troisième étape : réfléchir

Après ces 10 premières minutes, on passe aux choses sérieuses : vous allez vous asseoir et réfléchir. Qu’est-ce qui fonctionne bien dans votre organisation actuelle ? Et inversement, qu’est-ce qui vous agace tous les jours ? Quelles sont les tâches qui vous font perdre du temps ?

Faites ensuite la liste (mentale ou sur papier) des objets dont vous avez besoin : un ordinateur, un stylo, un carnet ? En ce qui me concerne, j’ajoute une bouteille d’eau car on ne boit jamais assez, et mon casque-micro indispensable depuis un an pour les visioconférences – et c’est tout ! Mais il faut dire que j’ai toujours été très minimaliste – quand je travaillais en équipe, mes collègues ne savaient jamais si j’étais au bureau ou pas, car ma table était vide de toute façon ! La seule différence, c’était la tasse de café… C’est aussi pour cette raison que je me contente d’un tout petit bureau : très exactement 73 cm de large, tout pile l’espace entre ma fenêtre et le bord du placard. Cette place limitée m’oblige à me concentrer sur l’essentiel : mon ordinateur – car il n’y a pas de place pour autre chose…

Mais si vous aimez le papier, ou bien si vous utilisez le Bujo, vous aurez des besoins différents des miens : plusieurs stylos de couleurs différentes, des feutres, une règle, … Et si vous traitez beaucoup de gros dossiers, vous aurez besoin d’une agrafeuse, de trombones, de ciseaux, …

Bref, à vous de voir ce qui est essentiel – l’idée de cette étape est d’identifier les choses inutiles, d’une part – que vous n’allez donc pas remettre sur le bureau – et les choses essentielles, pour lesquelles vous allez trouver une place optimale, qui va améliorer votre efficacité.

Après 7 minutes de rangement et nettoyage, mon bureau tout beau tout neuf !

Quatrième étape : ranger et organiser

Vous allez maintenant mettre en place vos essentiels sur le plan de travail :

  • Tout ce qui vous sert à écrire : un stylo, un crayon à papier, un surligneur – dans un joli pot ou dans un simple verre.
  • Votre agenda ou votre carnet de notes si vous en utilisez un en papier, un bloc de post-its si vous en utilisez beaucoup (mais pas tout le stock !).
  • Tout ce qui sert à l’ordinateur au quotidien : chez moi c’est seulement le casque-micro. Comme vous pouvez voir je le range dans un simple verre, avec mon stylo.
  • Une lampe. Que ce soit pour lire ou pour les visios, il est important d’avoir un bon éclairage.
  • Eventuellement une rallonge pour recharger le téléphone portable, si la prise n’est pas très accessible sous votre bureau. Ca vous évitera un peu de gymnastique…
  • Une bouteille d’eau ! Pour ma part j’ai mon rituel « café de 10h » donc j’ai aussi un sous-tasse pour protéger le bois – mais c’est à vous de voir si c’est nécessaire, selon vos habitudes et selon le type de surface de votre plan de travail.

Si vous faites partie de l’équipe papier, vous aurez aussi besoin d’un endroit où poser les papiers qui entrent. Je vous conseille de faire très simple :

  • Une bannette « A traiter »
  • Une bannette « A classer »

Et c’est tout ! Pas de pile « En attente » ou « Un jour peut-être ». Les papiers que vous recevez ont trois destins, et seulement trois :

  • Ils doivent être traités : facture à payer, invitation à laquelle il faut répondre, etc. C’est aussi dans cette pile que vous allez mettre les choses pour lesquelles vous attendez une réponse – car il faudra relancer peut-être (donc « traiter ») ou bien donner suite à la réponse (donc là encore « traiter »).
  • Ils peuvent être jetés (si pas besoin d’être gardés : prospectus de promo du resto du coin une fois la date passée, tickets de caisse lorsque vous avez fait vos comptes …).
  • Ils doivent être conservés : pour votre comptabilité, votre retraite, vos impôts, …

Si vous recevez beaucoup de choses à lire (catalogues, magazines, …) je vous recommande d’en faire une pile spéciale, à part, et surtout de les lire (par exemple le vendredi après-midis, quand vous êtes moins productifs, ou avec le café du matin, quand vous faites une pause). Si vous n’y avez pas touché au bout de 3 mois, vous ne le ferez jamais, ou bien ça n’est plus d’actualité : jetez-les !

L’intérêt des bannettes, c’est que la place est limitée… Lorsque ça va déborder, vous devrez trouver 10 minutes pour faire redescendre le tas. Pour ma part j’ai presque tout dématérialisé, donc je n’ai pas de papiers sur mon bureau. J’empile les quelques papiers qui arrivent encore (la cantine par exemple, je n’ai pas réussi à m’en débarrasser…) sur une étagère de mon armoire au fur et à mesure sans m’en occuper, et je les classe seulement 2 fois par an, ça me prend environ 30 minutes.

Votre bureau est un espace de travail, pas un espace de stockage. Il ne doit donc y avoir dessus que les outils de travail vraiment indispensables et les dossiers en cours. Tout le reste doit disparaître de votre vue – car inconsciemment, votre cerveau le voit, et ça lui prend un peu d’énergie pour analyser l’information. Dommage de gaspiller votre précieuse énergie pour penser « Ah oui c’est vrai, c’est juste du stock ».

Dans un tiroir ou une boîte à côté de l’espace de travail principal, vous allez donc entreposer ce qui vous sert, mais moins souvent :

  • Pour l’ordinateur : clé USB, disque dur externe, carnet des mots de passe, …
  • Pour écrire : post-its, gomme, taille-crayon, règle, surligneurs si vous les utilisez peu souvent, feutres et rouleaux de masking tape si vous êtes de l’équipe Bujo, …
  • Pour gérer le papier : ciseaux, trombones, agrafeuse et un paquet d’agrafes d’avance, Scotch.

Je vois souvent une calculatrice sur les bureaux. Si vous l’utilisez vraiment au quotidien, gardez-la à côté de vous. Si c’est seulement de temps en temps, mettez-la dans un tiroir. Eventuellement, demandez-vous si ça vaut la peine de la garder ? Pour les calculs simples, la calculette présente sur les ordinateurs est très bien – et pour les calculs complexes, Excel est le roi ! C’est donc peut-être l’occasion de vous débarrasser de votre calculette.

Enfin, plus loin, vous allez mettre les stocks (par ex. dans le tiroir du bas, sur une étagère un peu plus haut, …) : recharge de rouleaux de scotch, boîtes d’agrafes, blocs de post-its, … Ne stockez pas trop, l’idéal est d’avoir un ou deux paquets d’avance, ça suffit !

Concernant l’imprimante, je vous recommande de l’installer près de votre bureau, et de poser à côté (dans le tiroir en dessous par exemple) les recharges de papier et les cartouches d’encre. Mais là encore, ça dépend de vos usages : chez moi par exemple, j’imprime très peu : 1 ou 2 fois par mois, je dirais (uniquement les papiers administratifs type contrat ou formulaire à signer – ou les dessins à colorier pour les enfants). Du coup notre imprimante est planquée dans le placard du couloir… Je me lève pour l’allumer puis pour venir récupérer mon papier, ça me fait marcher un peu, c’est très bien !

Cinquième et dernière étape : tenir sur la durée !

Maintenant que tout est bien rangé, profitez ! Vous avez bien bossé.

Et pour tenir sur la durée, prévoyez 2 minutes tous les soirs (je vous promets que ça ne prend pas plus que ça !) pour reboucher les stylos, balayer les épluchures de gomme, ramener votre tasse à la cuisine, jeter votre brouillon du jour… Vous fermez ainsi symboliquement la séquence « travail » et votre cerveau peut débrancher jusqu’au lendemain, en sachant que tout sera opérationnel quand il faudra s’y remettre demain matin.

Vous verrez, un espace bien organisé, et qui reste propre, vous aidera à être plus efficace – et à dégager du temps pour ce qui compte vraiment, au lieu de chercher un papier dans une pile ou un stylo qui marche parmi les 92 qui sont dans le pot à crayon…