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Zero inbox

Envie de garder une boîte mail vide ? C’est possible !

Vous vous demandez de quoi je parle ?
C’est tout simple, il s’agit de garder une boîte de réception numérique (ou « Inbox ») vide…
Ça vous fait rêver ?
Ça vous semble impossible ?
Vous avez depuis longtemps renoncé à atteindre le bas de votre boîte de réception ?

Mais si c’est possible ! Il suffit – comme toujours – d’un peu de méthode et de beaucoup de volonté…

L’objectif est tout simplement de reprendre la maîtrise de votre boîte mail.
Je pourrais vous dire d’y consacrer 15 minutes par jour pendant les 30 prochains jours.
Ou de supprimer tous les messages qui ont plus de 6 mois.
Mais ce serait irréaliste pour le 1er conseil, et je sais que vous ne le ferez pas en ce qui concerne le 2e… Trop peur de supprimer un truc qui « pourrait servir » un jour…

Il y a plus efficace et plus rassurant.
Pour cela, vous allez procéder en deux étapes.
Tout d’abord, vous créez, dans votre messagerie, un nouveau dossier « A trier ».
Puis vous allez dans votre boîte de réception, vous cliquez sur « Sélectionner tout » et vous déplacez TOUS les messages de la boite de réception vers le dossier « A trier ».

J’ai bien dit « TOUS » les messages.
Oui, même celui que vous venez de recevoir et que vous pensiez traiter dans la journée.

Une fois que vous avez fait ça, votre boite est vide !
Regardez et profitez de ce sentiment de zénitude…
Pour garder cette sensation si agréable, voici la deuxième étape de la méthode.
A partir de maintenant, vous allez trier les messages au fur et à mesure, en les traitant 3 fois dans la journée. J’ai bien dit « Traiter » et pas « Lire et ne rien faire ».

Pour cela, vous allez créer dès maintenant 3 dossiers :

  • « A faire »
  • « A lire »
  • Et « RV »

Et c’est tout !

Dès que vous ouvrez un message, vous devez décider dans quel dossier vous allez le transférer, et vous le faites immédiatement.
Si c’est un message que vous souhaitez traiter dans la journée, vous pouvez éventuellement le garder dans la boîte de réception. Mais attention, l’objectif est de garder une boîte dans laquelle vous n’avez pas besoin d’utiliser la souris pour descendre… Selon le paramétrage de votre écran, ça représente de 8 à 15 messages environ. Il faut donc prévoir un créneau dans la journée pour effectivement traiter cette dizaine de messages. Et avoir une boîte vide le soir en éteignant l’ordinateur. Vérifiez donc bien, selon les jours, si vous aurez effectivement 20 à 30 minutes ce soir pour les traiter ! Sinon vous les passez dans le dossier « A traiter ».

Tous les autres messages, c’est-à-dire ceux que vous allez traiter plus tard, vous les classez dans l’un des trois dossiers.
Et vous fixez des créneaux de 15 à 30 minutes deux ou trois fois par jour pour les traiter (ou un peu plus si l’essentiel de votre activité passe par les mails, mais n’y passez pas la journée non plus).

En principe, dans le dossier « RV », vous n’aurez pas grand-chose à faire – ce sera plutôt pour classer les réservations de train ou d’hôtel, les confirmations de réunion, … Vous pourrez les supprimer une fois que la réunion ou le déplacement seront passés.
Attention, les ordres du jour ou les documents de séance reçus avant la réunion vont dans le dossier « A traiter » ! Car vous allez les lire pour préparer la réunion, n’est-ce pas…
Mais là aussi, une fois la réunion passée, vous les supprimez du dossier « A traiter ».
S’il y a un document que vous souhaitez garder, vous l’enregistrez sur votre ordinateur dans le bon dossier, puis vous supprimez le message (sinon ça fait doublon, bonjour la consommation d’énergie pour garder ça en double !).

De même, le dossier « A lire » ne devrait pas vous occuper trop souvent. Pour ma part, je garde là-dedans les lettres d’informations professionnelles, les publicités intéressantes (réduction par exemple), les documents que l’on me transmet parce qu’on pense qu’ils vont m’intéresser, … Je les lis quand j’ai le temps, parfois après le repas de midi, parfois le vendredi en fin d’après-midi, quand je suis trop crevée pour faire des choses vraiment compliquées. Il m’arrive de ne pas l’ouvrir pendant 1 ou 2 semaines… Mais au moins ça ne pollue pas ma boîte de réception.

Enfin, il nous reste le dossier « A traiter » : là c’est plus subtil. L’idée est de faire deux choses pour les messages qui relèvent de cette catégorie :

  • Tout d’abord, vous notez ce qu’il faut faire dans votre liste de tâches, avec une date limite (par exemple « préparer le devis xxx » / date limite demain 12h00.
  • Puis vous déplacez le message dans le dossier « A traiter » et vous n’y pensez plus.

Et vous faites les choses à faire quand vous décidez de les faire, et non pas quand les autres décident de vous envoyer leurs mails… C’est vous qui gardez la maîtrise de votre emploi du temps, à travers votre boîte mail. Sinon, chaque fois que vous ouvrez votre boîte de réception, vous voyez ces messages qui vous font de l’œil « tu as oublié de faire ça » ou « ne m’oublie pas » et ça vous pollue l’esprit !

Il y a un dernier dossier dont je n’ai pas parlé, c’est celui des « Eléments envoyés ». Dans ce dossier, vous ne devez garder que les messages qui attendent une réponse. Donc dès que vous écrivez à quelqu’un, vous aurez un message dans ce dossier, et quand la personne vous répondra, vous déplacerez son message depuis la boîte de réception dans le dossier « A traiter » ou vous le supprimerez, mais il ne faudra pas oublier de supprimer aussi votre message initial dans les Eléments envoyés.
Ce tri-là, vous pouvez le faire une fois par semaine, quand vous faites votre revue hebdomadaire des choses en cours : vous verrez ainsi s’il faut relancer quelqu’un, ou si vous avez reçu une réponse entre-temps et que vous pouvez donc supprimer votre demande du dossier « Eléments envoyés ».

Pour retrouver un message en particulier, vous utiliserez désormais les miracles de la technologie : au lieu de créer des dossiers, sous-dossiers, etc. (comme dans un dossier d’ordinateur), vous allez désormais utiliser la fonction CTRL + F (« rechercher ») qui vous permet de trouver, dans toute votre boite mail (boîte de réception, éléments envoyés, et les 3 dossiers ci-dessus), les messages d’une personne précise, ou sur un sujet précis.

Bon très bien, me direz-vous, j’ai compris comment garder ma boîte vide. Je vais essayer.

Mais l’autre dossier ? Celui qu’on a créé « A trier » ? Quand est-ce qu’on s’en occupe ?
En fait, je vais vous dire un truc horrible mais… vous n’y touchez plus.

Soit c’est un sujet important, pour lequel l’expéditeur a vraiment besoin de vous. Dans ce cas ne vous inquiétez, pas, il vous enverra une relance – qui arrivera dans votre boîte de réception, et alors vous déciderez quoi en faire selon la méthode ci-dessus.
Soit le message n’avait aucune importance, et vous pouvez bien gentiment l’oublier. C’était une pub, une photo, une blague, une info, … Bref, ça n’est vraiment pas grave si vous n’y touchez pas !